ບັນຊີລາຍຊື່ໄວຂອງໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາເອກະສານ + ສິ່ງທີ່ຕ້ອງກັງວົນ
ເຈ້ຍແມ່ນອາການເຈັບປວດ, ແລະ ການຄຸ້ມຄອງລະບົບການຮວບຮວມເຮືອນ ສາມາດເປັນການລາກ, ແຕ່ເອກະສານບາງຢ່າງທີ່ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງວາງແຂນເພາະວ່າທ່ານບໍ່ຮູ້ວ່າເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາກ່ຽວກັບເວລາເກັບຮັກສາເອກະສານແລະເວລາທີ່ທ່ານກໍາລັງເຮັດຫຍັງກັບພວກເຂົາ, ທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະຕັດ. ນີ້ຄວນຈະເປັນຄູ່ມືອ້າງອິງຢ່າງວ່ອງໄວສໍາລັບການສ້າງແລະການຮັກສາລະບົບການຍື່ນເຮືອນທີ່ເຮັດວຽກໄດ້.
ຫນ້າທໍາອິດ, ຄິດກ່ຽວກັບການຕັດລົງໃນຈໍານວນຂອງເຈ້ຍທີ່ທ່ານໄດ້ຮັບແລະທ່ານຈະສິ້ນສຸດເຖິງຕ້ອງໄດ້ shred ຫຼືຍື່ນຫນ້ອຍ.
ນີ້ຫມາຍຄວາມວ່າການກໍາຈັດ mail junk, ລົງທະບຽນ e-bills ແລະບໍ່ຍອມຮັບໃບປິວ, coupons ທີ່ທ່ານບໍ່ເຄີຍໃຊ້, ຫຼື ephemera ອື່ນໆທີ່ທ່ານຮູ້ສຶກວ່າທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະວາງສາຍໃນເວລາທີ່ທ່ານຮູ້ວ່າທ່ານກໍ່ບໍ່ໄດ້.
ຖ້າຫາກທ່ານກໍາລັງພະຍາຍາມທີ່ຈະຂີ້ດື້ເຈ້ຍເຂົ້າໄປໃນຈຸດທີ່ທ່ານຮູ້ສຶກວ່າທ່ານອາດຈະ ຂີ້ເຫຍື້ອ , ທ່ານສາມາດຫາຜູ້ຊ່ຽວຊານທີ່ສາມາດນໍາພາທ່ານຜ່ານຂະບວນການປະຕິເສດ.
ຂັ້ນຕອນທີສອງແມ່ນເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີ ລະບົບການຄຸ້ມຄອງລະຫັດທີ່ດີ ຢູ່ໃນສະຖານທີ່. ທ່ານມີປະສິດທິຜົນຫຼາຍທີ່ທ່ານຈັດການທາງອີເມລ໌ທີ່ທ່ານເຂົ້າມາ, ເລື້ອຍໆທ່ານຈະຕ້ອງເຮັດການປະມູນໃຫຍ່ / ການຂຸດເຈາະ / ການຂຸດຄົ້ນຄືນໃຫມ່.
ຕັ້ງຄ່າລະບົບເອເລັກໂຕຣນິກເອກະສານ
ການກໍາຈັດການຍື່ນເອກະສານຂອງທ່ານໂດຍການຕັ້ງລະບົບເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກຈະຊ່ວຍປະຢັດພື້ນທີ່ຂອງທ່ານແລະເຮັດໃຫ້ທ່ານຂີ້ກະດາດຂີ້ຝຸ່ນ. ນັ້ນແມ່ນໄຊຊະນະ. ປະຈຸບັນ, ລະບົບເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກເຮັດໃຫ້ມີຄວາມຮູ້ສຶກຫຼາຍ. ເພື່ອເລີ່ມຕົ້ນ, ທ່ານຕ້ອງການສະແກນເນີແລະສະຖານທີ່ເກັບຮັກສາໄຟລ໌ຂອງທ່ານ, ລະບົບໂຟນເດີໃນຄອມພີວເຕີຫຼືໃນຟັງ, ແລະຮາດໄດພາຍນອກ.
ສ້າງຕັ້ງໂຟນເດີທົ່ວໄປສໍາລັບເອກະສານຕ່າງໆ (ຕົວຢ່າງ: ເຮືອນ, ພາສີ, ລົດໃຫຍ່, ໃບຢັ້ງຢືນການເກີດ, ແລະອື່ນໆ). ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງເພາະວ່າລະບົບເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກສາມາດຄົ້ນຫາໄດ້.
ຫຼັງຈາກນັ້ນ, scan ແຕ່ລະເອກະສານແລະເກັບຮັກສາໄວ້ໃນໂຟນເດີອີງຕາມເນື້ອໃນ.
ເກັບຮັກສາສໍາເນົາຂອງເອກະສານທີ່ສໍາຄັນ
ສໍາລັບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຂອງທ່ານ, ຜູ້ຊ່ຽວຊານແນະນໍາການຮັກສາສໍາເນົາ.
ມັນອາດຈະຫມາຍຄວາມວ່າການຮັກສາຂໍ້ມູນຫນຶ່ງໃນການຈັດເກັບຂໍ້ມູນຟັງຂອງທ່ານແລະອີກຫນຶ່ງໃນຮາດໄດ. ມັນຍັງສາມາດຫມາຍຄວາມວ່າການຮັກສາສໍາເນົາໃນເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກຂອງທ່ານແລະສໍາເນົາແຂງໃນການປ້ອງກັນໄຟໄຫມ້.
ເກັບຮັກສາເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ຕະຫລອດໄປ
ເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ຄວນຖືກເກັບໄວ້ຕະຫຼອດໄປ:
ບັນທຶກວິຊາການ - Diploma, ບົດບັນນາທິການແລະວຽກງານຫຼັກຊັບທີ່ສາມາດນໍາໃຊ້ໃນອະນາຄົດໃນເວລາທີ່ສະຫມັກວຽກ.
ຫນັງສືຮັບຮອງເອົາ
ໃບຢັ້ງຢືນການບັບຕິສະມາ
Birth Certificates
ໃບຢັ້ງຢືນການເສຍຊີວິດ - ອາດຈໍາເປັນສໍາລັບຈຸດປະສົງທາງພາສີ.
ໃບອະນຸຍາດຂັບລົດ
ການບັນທຶກການເຮັດວຽກ - ຂໍ້ກໍານົດຕ່າງໆ, ຂໍ້ຕົກລົງ, ໄຟລ໌ວິໄນແລະການປະເມີນຜົນການປະຕິບັດ.
ໃບຢັ້ງຢືນການແຕ່ງງານ
ບັນທຶກທາງການແພດ
ບັນທຶກການທະຫານ
Passports
Retirement and Pension Records
ບັດປະກັນສັງຄົມ
Wills
ບັນທຶກສໍາລັບໄລຍະເວລາສັ້ນ
ເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ທ່ານສາມາດສໍາຜັດເລື້ອຍໆເປັນປະຈໍາເດືອນຫຼືອາທິດ:
ທະນາຄານ - 1 ເດືອນ
ໃບບິນຄ່າ - 1 ປີສໍາລັບທຸກສິ່ງທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບພາສີຫຼືການຮັບປະກັນ, ໃບບິນໃບບິນອື່ນຄວນຖືກຕັດອອກທັນທີເມື່ອໄດ້ຮັບຄ່າຈ້າງ.
ໃບ ຢັ້ງຢືນ ບັດເຄຣດິດ - ຖີ້ມທັນທີເມື່ອໄດ້ຈ່າຍ.
ລາຍຮັບການປັບປຸງເຮືອນ - ເກັບຈົນກ່ວາເຮືອນຖືກຂາຍ.
ບັນທຶກການລົງທຶນ - 7 ປີຫຼັງຈາກທີ່ທ່ານປິດບັນຊີຫຼືຂາຍຫຼັກຊັບ.
ການເຊົ່າ - ເກັບຮັກສາຈົນກ່ວາທ່ານຍ້າຍອອກແລະໄດ້ຮັບເງິນຝາກຂອງທ່ານຄືນຈາກເຈົ້າຂອງບ້ານ.
Paychecks / Pay Stubs - 1 ປີຈົນກ່ວາທ່ານໄດ້ຮັບ W-2 ຂອງທ່ານ
ໃບຮັບເງິນຂາຍ - ຮັກສາໄວ້ໃນຊີວິດການຮັບປະກັນ. ແນ່ນອນ, ນີ້ໃຊ້ໄດ້ກັບການຊື້ທີ່ສໍາຄັນເຊັ່ນເຄື່ອງໃຊ້ໄຟຟ້າແລະເຄື່ອງໃຊ້ໄຟຟ້າ. ຂ້າພະເຈົ້າປົກກະຕິເກັບລາຍຮັບສໍາລັບສິ່ງຕ່າງໆເຊັ່ນ: ເຄື່ອງສໍາອາງແລະເຄື່ອງນຸ່ງເທົ່ານັ້ນທີ່ຂ້າພະເຈົ້າຮູ້ວ່າຂ້ອຍບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ຮັບກັບຄືນ.
ເອກະສານພາສີ - 7 ປີລວມທັງການຍື່ນແລະທຸກເອກະສານທີ່ມາພ້ອມກັນເຊັ່ນ W-2s ແລະໃບເກັບເງິນ.
ບັນທຶກລົດ - ເກັບຈົນກ່ວາເຮືອ, ລົດຫຼືລົດຈັກຖືກຂາຍ.
ວິທີການກໍາຈັດເອກະສານ
ເອກະສານການຮວບຮວມແມ່ນວິທີການປົກປ້ອງຕົວເອງຈາກການລັກລອບລັກລອບຕັດໄມ້. (ອ່ານການສໍາພາດຂອງຂ້າພະເຈົ້າກັບຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານການຮັກສາຄວາມປອດໄພ Jay Foley ກ່ຽວກັບວິທີປ້ອງກັນຕົວທ່ານເອງຈາກການລັກລອບສັງເຄາະ). ມີຄວາມສົງໄສວ່າສິ່ງທີ່ຈະຂັດ? ກົດລະບຽບທົ່ວໄປແມ່ນສິ່ງທີ່ມີຂໍ້ມູນດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້: shred: ເລກບັນຊີ, ວັນເດືອນປີເກີດ, ຊື່ແມ່ຍິງ, ລະຫັດຜ່ານແລະຂາ, ລາຍເຊັນແລະຈໍານວນປະກັນສັງຄົມ.
ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ຜູ້ທີ່ບໍ່ມີສະຕິປັນຍາ.
ນີ້ແມ່ນພື້ນຖານ:
ຖ້າຫາກວ່າເອກະສານແມ່ນຍັງ "ສະຫມັກໃຈ", ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຖືເອກະສານເພື່ອການອ້າງອີງແລະສ້າງລະບົບການຍື່ນເຮືອນແບບງ່າຍດາຍ. ນີ້ຫມາຍຄວາມວ່າການຍື່ນເອກະສານໂດຍຫົວຂໍ້ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນພວກມັນຈະຖືກລຶບຖິ້ມເມື່ອພວກເຂົາບໍ່ໄດ້ໃຊ້.
ສິ່ງທີ່ເອກະສານທີ່ຈະແຍກ
ຖ້າທ່ານເຮັດສໍາເລັດກັບເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ແລະບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງມີພວກມັນ, ນີ້ແມ່ນສິ່ງທີ່ຈະຂັດແຍ້ງ (ທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງ - ເຊັ່ນ paperwork - ທ່ານສາມາດ recycle).
ໃບຮັບເງິນເອທີເອັມ
bank statements
ໃບສະຫມັກໃບສໍາປະທານ
ການກວດສອບຖືກຍົກເລີກແລະຖືກຍົກເລີກ
ບັດເຄຣດິດບັດເຄຣດິດ
ບົດລາຍງານການປ່ອຍສິນເຊື່ອ
ໃບອະນຸຍາດຂັບລົດ (ຫມົດອາຍຸ)
ເອກະສານວຽກງານທີ່ມີການກໍານົດໃດໆ
ຫນັງສືຜ່ານແດນທີ່ຫມົດອາຍຸແລະວີຊ່າ
ບັນຊີເງິນລົງທຶນ #s
ເອກະສານທາງດ້ານກົດຫມາຍ
ທຸລະກິດການລົງທຶນ, ຫຼັກຊັບແລະຊັບສົມບັດ
ລາຍການທີ່ມີລາຍເຊັນ (ສັນຍາ, ສັນຍາ, ຈົດຫມາຍ)
Luggage tags
ບັນທຶກທາງການແພດແລະແຂ້ວ
ເອກະສານທີ່ມີເລກປະກັນສັງຄົມ
ລະຫັດຜ່ານຫຼືລະຫັດ PIN
ຈ່າຍງົບປະມານ
ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກບັດເຄຣດິດທີ່ຖືກອະນຸມັດກ່ອນ
ໃບເກັບເງິນທີ່ມີກວດສອບບັນຊີເລກທະບຽນ, ເລກບັດເຄຣດິດຫຼືຂໍ້ມູນອື່ນໃດ
ຮູບແບບພາສີ
ຂໍ້ມູນຂ່າວສານທີ່ມີຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບພວກເຂົາ
ຍ່າງທາງທ່ອງທ່ຽວ
ຕົ໋ວສາຍການບິນທີ່ນໍາໃຊ້
ໃບບິນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ (ໂທລະສັບ, ອາຍແກັດ, ໄຟຟ້າ, ນ້ໍາ, ໂທລະພາບເຄເບີ້ນ, ອິນເຕີເນັດ)
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າມີລະບົບປະຕິບັດການທີ່ມີຄວາມຍືດຫຍຸ່ນທີ່ກໍານົດໄວ້ເພື່ອຮັກສາເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ໃນການກວດສອບແລະຈັດແຈງໃຫ້ພວກເຂົາເມື່ອພວກເຂົາບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງມີ.
ສິ່ງໃດກໍ່ຕາມທີ່ທ່ານວາງແຜນທີ່ຈະຮັກສາຄວາມຕ້ອງການໃຫ້ມີການກະທໍາ, ຈັດຕັ້ງແລະຍື່ນ. ຂ້າພະເຈົ້າມັກລະບົບການຍື່ນເຮືອນຂອງຂ້າພະເຈົ້າ.